Resultaten bereiken op basis van monitoren, coachen en intervisie

Resultaten bereiken op basis van monitoren, coachen en intervisie zien we binnen steeds meer organisaties. Vanuit ons HPO Center weten we dat het in excellente organisaties niet draait om leidinggeven in termen van ‘controleren op resultaat’. Waar het om gaat is het zo goed mogelijk faciliteren van het samen leren, om medewerkers te ondersteunen in hun ontwikkeling zodat ze steeds beter bijdragen. Hoe kan iemand vanuit de eigen kwaliteiten nog beter bijdragen aan de gemeenschappelijke resultaat die de organisatie nastreeft? En hoe kun je medewerkers daarbij ondersteunen? Het gaat dus om ondersteuning die meer gericht is op ontwikkeling dan op resultaat. Dat past ook veel beter bij het lerende fundament dat je in en met je (management)team creëert. Je doet dit allemaal met slechts één reden: samen leren steeds beter te worden in het realiseren van jullie ambitie en gemeenschappelijke resultaten.

Monitor de voortgang

Wanneer jullie met elkaar afspraken maken over de gewenste gemeenschappelijke resultaten en de acties die nodig zijn om deze te volgen, is het monitoren van de voortgang heel belangrijk. Monitoren wil zeggen: in kaart brengen en evalueren of de juiste koers gevolgd wordt. Zeg maar het verzamelen en analyseren van feiten, geen aannames of ‘ik heb het gevoel dat…’. ‘Gaat het nog goed wat we aan het doen zijn? Sluit het nog aan bij de resultaten en doelen die we willen bereiken? Draagt iedereen nog optimaal bij? Wat kunnen we leren van de (tussentijdse) reflecties en evaluaties?’ Monitoren is een kwaliteit waar niet veel leidinggevenden in uitblinken.

Wie zien bij leidinggevenden die een feedforward analyse™ hebben gedaan, dat ‘Monitort’ als kwaliteit gemiddeld op plek 44 van de 48 terugkomt. Komt dat doordat het niet helder is waarop gemonitord dient te worden? Of is het lastig de controlerende en kritische agent uit te hangen?

Coach je medewerkers

Niet alleen monitoren, maar ook het coachen van medewerkers om de gewenste resultaten te bereiken, is bij leidinggevenden niet altijd een zichtbare kwaliteit. Coachen wil zeggen: anderen begeleiden om tot betere prestaties te komen; zoeken naar het potentieel van mensen en hen stimuleren de eigen prestaties te verhogen. De kwaliteit ‘Coacht’ staat op plaats 35. Leidinggevenden doen dit dus niet heel zichtbaar voor hun omgeving. We zien gelukkig wel dat de gemiddelde leidinggevende zichtbaar mensgericht is en vragen stelt, want ‘Is mensgericht en stelt vragen’ staat bij de gemiddelde leidinggevende in Nederland op plaats 3. ‘Voert een dialoog’ staat echter op plaats 21 van de 48. Dus als jij vragen stelt en mensgericht bent, is dat dan gericht op dat wat jij wilt van die ander? Of ben je werkelijk in staat te luisteren naar die ander en te achterhalen waarop hij zich verder wil ontwikkelen om zijn prestaties te verbeteren?

Voor jou als leidinggevende is het belangrijk om in het faciliteren van je mensen enerzijds caring en anderzijds daring kwaliteiten in te zetten. Dat wil zeggen dat je naast de meer ondersteunende en coachende caring kwaliteiten (zoals vragen stellen, luisteren, coachen en het perspectief van de ander serieus nemen) de meer kaderstellende kwaliteiten nodig hebt. Resultaten bereiken die op zowel de lange als de korte termijn behaald moeten worden, vereisen kwaliteiten als resultaatgericht zijn, monitoren, duidelijk communiceren, de ander feedback geven op wat echt beter moet en besluitvaardig zijn.

Voor jou als leidinggevende is het belangrijk om beide in te zetten: de gewenste resultaten en doelen dienen duidelijk te zijn en ook steeds centraal te staan en de ander dient aangesproken te worden op zijn bijdrage daaraan. Bovendien is er ruimte voor experimenteren en ontwikkelen, waar je de ander op coacht. Het is niet effectief alleen maar te monitoren, zonder eerst met elkaar in gesprek te gaan en contact te maken. Aan de andere kant kun je ook niet alleen maar contact maken, zonder te monitoren of het gewenste resultaat ook bereikt wordt. Monitoren en coachen zijn beide van belang om samen te leren steeds beter te worden in het bereiken van de door jullie gewenste resultaten doelen.

Eerst caring, dan daring

De volgorde waarin je de caring en daring kwaliteiten laat zien is wel relevant, net als bij feedforward. Denk hierbij aan de tegeltjeswijsheid: contact voor contract, connectie voor correctie. Probeer altijd eerst contact te maken en dan pas over het contract te praten. Bespreek met elkaar hoe het staat met jullie bijdrage aan de gemeenschappelijke ambitie en doelen. Wat gaat goed én waar zou het nog beter kunnen? Als leidinggevende coach je je medewerkers in het behalen van nog betere resultaten. De nadruk ligt weer op zelfreflectie en reflectie met je team (het fundament). Dat draagt bij aan het samen leren verbeteren. Voor een leidinggevende is het dus niet effectief om zelf de oplossingen ter verbetering te geven, laat staan het eigenhandig over te nemen. Help je medewerkers te leren hoe ze zelf kunnen verbeteren door connectie te maken en ook te corrigeren. Wanneer je dit doet vanuit de growth mindset, ondersteunt dit het langetermijnsucces.

Het maakt niet uit of jullie dagelijks op de werkvloer met elkaar samenwerken of dat je vooral leidinggeeft op afstand. Met elkaar in gesprek gaan, je caring en meer daring kwaliteiten benutten, kan zowel online als offline. Het voeren van functioneringsgesprekken op feedforward wijze kan ook prima online, zoals al veel organisaties noodgedwongen hebben ervaren aangezien de medewerkers op afstand werken.

Resultaten bereiken middels intervisie

Een andere manier om samen te leren steeds beter jullie gewenste resultaten te bereiken, is intervisie. Intervisie draait om samen reflecteren, samen leren; het is een vorm van collegiale consultatie. Bij intervisie wordt in groepsverband (circa zes personen per keer) gekeken naar een specifiek probleem of specifieke vraag die bij iemand leeft. Persoonlijke vraagstukken (problemen waar iemand in de praktijk tegenaan loopt) worden ingebracht, besproken, uitgewerkt en opgelost. Niet doordat mensen hun collega zomaar wat adviezen geven, maar doordat ze op een gestructureerde manier open vragen aan de vraaginbrenger stellen. Het is de bedoeling dat de vraaginbrenger zo zelf geschikte oplossingen vindt, die passen bij hem als persoon. Het gaat om structurele (meer dan eenmaal), persoonlijke (jij hebt er invloed op) en kleine vragen (hoeven geen dramatisch grote problemen te zijn) die door intervisie concreet worden gemaakt en waarvoor nieuwe oplossingsrichtingen worden gevonden. Collega’s herkennen de ingebrachte vraagstukken en onderzoeken gezamenlijk alternatieve wegen om het probleem zelf op te lossen. In het voorgaande intermezzo over het introduceren van feedforward-gesprekken binnen de organisatie vormen de leidinggevenden die samen hebben deelgenomen aan een training, vaak ook een intervisiegroep wanneer zij het geleerde gaan toepassen in hun organisatie. Zo kunnen zij elkaar blijvend ondersteunen bij de inbedding ervan in hun praktijk.

Vaak kampt de vraaginbrenger met iets waarvan hij de onderliggende vraag (nog) niet ziet. Daarom heeft hij ook niet helder hoe hij zelf bijdraagt aan het in stand houden van de vraag. De andere leden van de groep stellen vervolgens vragen als: wat maakt deze vraag specifiek lastig voor jou? Hoe zie je je eigen rol in dit vraagstuk? Hoe houd je de situatie zelf mede in stand? Naarmate het inzicht van de vraaginbrenger in het eigen aandeel in zijn probleem groeit, onderzoeken de deelnemers samen verder hoe hij invloed kan uitoefenen op een meer gewenste uitkomst. Vragen die daartoe ondersteunen zijn bijvoorbeeld: wat heb jij nodig om andere invloed uit te oefenen? Wat heeft je vaker geholpen in zo’n situatie? Met wie heb je hier ook over gesproken? Waar heb je dat ‘andere’ gedrag al weleens laten zien? Wanneer ben je tevreden?

Dit zijn stuk voor stuk herkenbare vragen die ook jij en je teamleden in kunnen brengen in intervisie om samen te bepalen wat iemand al goed doet en met welk alternatief gedrag hij wellicht kan experimenteren om nog effectiever bij te dragen. Intervisie hoeft niet per se in bestaande teams plaats te vinden, maar kan ook gerealiseerd worden tussen vakgenoten en collega’s – juist over disciplines, afdelingen en teams of zelfs organisaties heen. Het is een heel positieve manier om samen met collega’s te reflecteren, te leren en verder te ontwikkelen. Het is ook een goede oefening in het leren stellen van open vragen en om actief en constructief te leren luisteren (in plaats van direct met antwoorden en oplossingen te komen). Je zult merken dat veel vragen zijn te herleiden tot onduidelijkheid rond doelen, commitment en/of acties.

ACTIE: PROBEER INTERVISIE EENS UIT

Heb je nog geen ervaring met intervisie? Probeer het dan eens uit. Het is het veiligst om met hiërarchisch gelijken een intervisiegroep te vormen: als leidinggevende maak je dan dus deel uit van een intervisiegroep met andere leidinggevenden. Wellicht is de eerste drie keer een ervaren begeleider nodig, maar al snel kunnen jullie dit echt zelf.

Tegen welke concrete vraag op het gebied van effectief leidinggeven aan je team loop jij aan in jouw praktijk? Breng deze vraag eens in wanneer je intervisie organiseert met collega-leidinggevenden.

We denken graag met je mee. Neem voor meer informatie of het maken van een afspraak contact op met Marco Schreurs of Muriel Schrikkema (035-6037979).