Functioneringsgesprekken afschaffen? Maar wat dan?

Functioneringsgesprekken afschaffen? Maar wat dan? Het zijn vragen die we elke dag met onze klanten bespreken.
Functioneringsgesprekken zijn al vele jaren een standaardinstrument voor het beoordelen van de prestaties en het functioneren van medewerkers. Het doel van een functioneringsgesprek is om de prestaties en het functioneren van een medewerker te bespreken en om samen doelen te stellen voor de toekomst. Toch zien we steeds meer organisaties ervoor kiezen om deze gesprekken af te schaffen of te vervangen door een ander soort gesprek.

Functioneringsgesprekken afschaffen…waarom?

Hieronder beschrijven we enkele redenen waarom organisaties het traditionele functioneringsgesprek afschaffen. Uiteraard geldt niet alles voor iedere organisatie. Het zijn alleen redenen die we in onderzoeken en in de praktijk vaak tegenkomen.

• Functioneringsgesprekken worden als minder effectief ervaren
  Onderzoek toont aan dat traditionele functioneringsgesprekken niet altijd effectief zijn in het verbeteren van de prestaties van medewerkers. Vaak zijn deze gesprekken een eenzijdige communicatie, waarbij de leidinggevende het grootste deel van de tijd aan het woord is en de medewerker weinig ruimte heeft om zich uit te spreken.
• Het kost veel tijd
  Traditionele functioneringsgesprekken kunnen veel tijd  kosten, zowel voor de leidinggevenden als de medewerkers. Dit kan ten koste gaan van andere belangrijke taken en projecten. Dit is een moeilijke. Want we zien binnen High Performance Organisaties dat een dialoog tussen managers en medewerkers over functioneren en verbeteren wel heel belangrijk is. Daarover later meer.
• Het werkt eerder negatief dan positief
  Veel medewerkers ervaren traditionele functioneringsgesprekken als stressvol en confronterend, waardoor ze zich niet op hun gemak voelen om hun prestaties en ideeën te bespreken. Ze voelen zich ook niet gezien, omdat er vaak wordt ingestoken op wat niet goed is gegaan. Dit kan leiden tot een negatief gevoel en ontevredenheid.
• Continue dialoog i.p.v. halfjaarlijkse gesprekken
  De feedback tijdens jaarlijks of halfjaarlijks wordt niet of niet geheel herkend. Er is heeft te veel tijd gezeten tussen wat heeft plaatsgevonden en het gesprek. Het is een belangrijke reden waarom steeds meer organisaties kiezen voor de continue dialoog. Door het geven van snelle, regelmatige feedforward kunnen medewerkers hun prestaties ‘on-the-job bijsturen en verbeteren.
• Ontwikkelgesprekken over groei
  Organisaties richten zich steeds meer op de ontwikkeling en groei van hun medewerkers en schaffen traditionele functioneringsgesprekken daarom af. In plaats daarvan geven ze de voorkeur aan ontwikkelgesprekken, waarbij de focus ligt op het stimuleren van de persoonlijke groei van de medewerker.

Functioneringsgesprekken afschaffen is niet voor iedere organisatie een goed idee. Het is belangrijk om te onthouden dat elke organisatie(cultuur) uniek is. Er is geen one-size-fits-all-oplossing. Als managers en medewerkers nog niet klaar zijn voor een continue dialoog over ontwikkeling en groei, dan zijn traditionele functioneringsgesprekken nog steeds waardevol. Liever jaarlijks of als je geluk hebt halfjaarlijks een gesprek, dan helemaal niet.

Alternatief voor het traditionele functioneringsgesprek

Veel organisaties stappen over op ontwikkelgesprekken. Ontwikkelgesprekken zijn gesprekken tussen een medewerker en een manager waarin de focus ligt op de ontwikkeling en groei van de medewerker. Het doel van een ontwikkelgesprek is om de medewerker te helpen zijn of haar prestaties te verbeteren, vaardigheden te ontwikkelen en (carrière) doelen te bereiken. Ontwikkelgesprekken meer gericht op het bespreken van de toekomstige ontwikkeling en groei van de medewerker. De medewerker speelt een actieve rol bij het opstellen van ontwikkelingsdoelen en het bepalen van de stappen die nodig zijn om deze doelen te bereiken, terwijl de manager een rol heeft als coach, faciliteert en zorgt dat doelen en ontwikkeling in lijn zijn met die van het team en de organisatie. Reflectie en feedback spelen ook een belangrijke rol in ontwikkelgesprekken, omdat ze de medewerker helpen zichzelf continu te verbeteren.

Rol van de medewerker tijdens ontwikkelgesprekken

Wanneer organisaties traditionele functioneringsgesprekken afschaffen en vervangen door ontwikkelgesprekken, dan heeft de medewerker hierin een belangrijke rol. Goede ontwikkelgesprekken zijn positief, constructief, concreet en open. Het goede gesprek voer je samen, vanuit contact. Zowel wanneer je elkaar daarbij in de ogen kunt kijken of op afstand het gesprek voert. In het goede feedforward gesprek zijn medewerkers verantwoordelijk en actief. Zij zorgen dat de gesprekken gaan over hun doelen en resultaten en over hun talenten en ontwikkelplannen.

Bij ontwikkelgesprekken is het niet de bedoeling dat de leidinggevende de medewerker volledig stuurt. De medewerker heeft zelf een actieve rol bij de uitvoering van de afgesproken doelen en ontwikkelpunten en moet zelf initiatieven nemen om deze doelen te bereiken.

In tegenstelling tot traditionele functioneringsgesprekken, waarbij de leidinggevende de prestaties van de medewerker beoordeelt, wordt in ontwikkelgesprekken veel meer de nadruk gelegd op de zelfevaluatie van de medewerker en diens omgeving (360 graden). De medewerker wordt uitgenodigd om zelf kritisch te kijken naar zijn/haar eigen functioneren en om de sterke punten en verbeterpunten te benoemen.

In ontwikkelgesprekken worden de doelen en ontwikkelpunten niet alleen door de leidinggevende vastgesteld, maar ook door de medewerker zelf. De medewerker wordt gevraagd om eigen doelen en ontwikkelpunten in te brengen en om mee te denken over hoe deze doelen kunnen worden bereikt. Uiteraard is het wel belangrijk dat de eigen doelen aansluiten bij die van het team en de organisatie.

Rol van de manager tijdens ontwikkelgesprekken

De rol van de manager in ontwikkelgesprekken is anders dan in traditionele functioneringsgesprekken. Bij ontwikkelgesprekken is de manager meer een coach of facilitator dan een beoordelaar. De manager heeft als taak om de medewerker te begeleiden en te ondersteunen in zijn of haar ontwikkeling en groei. Managers coachen en sturen. Zij zijn gesprekspartners; zij formuleren het kader, creëren ruimte voor het proces, stellen goede vragen en blijven daarbij sturen op de gezamenlijke teamdoelen.

Manager faciliteren dus meer het ontwikkelgesprek en zorgen ervoor dat de medewerker zich op zijn/haar gemak voelt en zich vrij voelt om alles bespreekbaar te maken en te delen. De manager stimuleert de medewerker om zelf kritisch te kijken naar zijn/haar eigen functioneren en om de sterke punten en verbeterpunten te benoemen. Hierbij geeft de manager ondersteuning en feedforward om de medewerker te helpen de zelfevaluatie te verbeteren.

Ook kan de manager de medewerker ondersteunen bij het opstellen van ontwikkelingsdoelen en het bepalen van de stappen die nodig zijn om deze doelen te bereiken. Vooral om daarbij altijd de link te houden met de teamdoelen en organisatiedoelen. De ruimte bieden aan de medewerker bij de uitvoering van de afgesproken doelen is daarbij belangrijk.

Managers begeleiden en monitoren de medewerkers bij het regelmatig reflecteren op het eigen functioneren en bij het vragen en geven van feedforward. Hierbij geeft de manager ook zelf feedback aan de medewerker om hem of haar te helpen zichzelf continu te verbeteren.

Trainen van managers en medewerkers

Muriel Schrikkema en haar collega’s ondersteunen veel organisaties bij de overstap van traditionele functioneringsgesprekken naar ontwikkelgesprekken. Klik hier om te lezen hoe organisaties goede ontwikkelgesprekken voeren op basis van feedforward. 

In de praktijk merken we dat veel organisaties die willen groeien richting ontwikkelgesprekken, met regie bij de medewerker, vaak een stap overslaan. Het liefst willen ze direct aan de slag met de medewerker mondiger en pro-actiever te maken rond ambities en ontwikkeldoelen. De vraag die echter eerst moet worden gesteld is: Wat als ze daadwerkelijk ontwikkelgesprekken vanuit eigen regie gaan voeren? Wordt er dan door managers wel geluisterd en wat mee gedaan? Hoe krijg je managers en medewerkers mee die hier niet positief instaan?

Organisaties die wij begeleiden helpen we dit eerst met elkaar bespreekbaar te maken. Wat is er voor onze specifieke organisatie nodig om motiverende ontwikkelgesprekken te voeren die tot daadwerkelijk resultaat leiden. En ook om hier met elkaar afspraken over te maken. Wil je functioneringsgesprekken afschaffen en meer informatie over de mogelijkheden om je managers en medewerkers te helpen in het voeren van feedforward ontwikkelgesprekken? Neem voor de mogelijkheden contact op met Marco Schreurs of Muriel Schrikkema (T. 035-6037979).