Welke kwaliteiten en gedrag is nodig om projecten en activiteiten succesvol te realiseren?
Welke kwaliteiten en gedrag is nodig om projecten en activiteiten succesvol te realiseren? Voor alle betrokkenen die bijdragen aan het realiseren van de teamdoelen is het belangrijk dat duidelijk is hoe ze dat doen vanuit specifieke rollen, projecten en activiteiten. De teamdoelen centraal stellen helpt jou als leidinggevende bij het prioriteren van projecten en opdrachten, zodat op basis van die doelen ook besluiten kunnen worden genomen: wat doen we wel en wat doen we niet? Het kan dus ook helpen bij het afwijzen van projecten of opdrachten die niet genoeg bijdragen aan de team- en organisatiedoelen.
De teamleden die deelnemen aan de projecten of activiteiten, doen dat het liefst op basis van hun individuele doelen, hun rol en specifieke kwaliteiten. Gezien de diverse aanwezige kwaliteiten zal dit voor iedereen anders liggen. Je moet dan ook met de teamleden concreet stilstaan bij het gewenste gedrag dat het specifieke project of de activiteit van hen vraagt.
Welk kwaliteiten en gedrag is nodig om projecten en activiteiten succesvol te realiseren?
Wat vraagt dit van de betrokkene? Als leidinggevende kun je dit bij je teamleden stimuleren door altijd concreet door te vragen: ‘Wat ga je (of
gaan we) dan precies doen, hoe en wanneer?’ Zo help je de ander om in de actiemodus te komen en begrijpt diegene steeds beter wat hij moet doen of laten zien in zijn bijdrage aan het gemeenschappelijke. Dus maak doelen ook bespreekbaar en stel ze helder centraal als het gaat om overleg op projectniveau, telkens weer: ‘Wat willen we ook alweer bereiken met dit project (of deze meeting) vandaag? Wat heeft ieder daaraan bij te dragen en voor te doen?’ Wanneer je bijvoorbeeld als team ‘klantgericht werken’ centraal stelt, bespreek dan vooral ook met elkaar wat dat voor eenieder, functionerend in verschillende rollen, betekent. Dat kan zijn ‘binnen drie tellen de telefoon opnemen’, maar ook ‘klachten altijd aanhoren en een oplossing bieden, ook al kost het geld, want de klant heeft altijd gelijk’.
Het is niet zo dat de leiders van organisaties altijd antwoord hebben op de vraag met welke kwaliteiten en gedrag de ambities en doelen het best gerealiseerd kunnen worden vanuit jouw discipline of rol. Om terug te komen op het voorbeeld van de terraservaring: de directie heeft misschien wel bedacht dat de organisatie de komende drie jaar wil leren een steeds betere ultieme terraservaring te bieden, maar wat dat van ieders individuele gedrag vraagt binnen bijvoorbeeld de afdeling bediening heeft ook zij wellicht niet helder voor ogen. In high performance organisaties ligt de focus op het positieve eindresultaat en op de kansen en mogelijkheden die dat biedt. Excellente leidinggevenden helpen zichzelf en hun mensen hun focus te houden op de kansen die (on)gewenste ontwikkelingen of veranderingen bieden. Daarnaast wordt afgesproken met welke specifieke kwaliteiten en gedrag ieder de komende (afgebakende) periode gaat experimenteren om bij te dragen aan die positieve ambitie.
Het gaat niet alleen om een top-downproces, het gaat in twee richtingen. Professor Robert Burgelman, hoogleraar aan Stanford, zegt: ‘Succesvolle bedrijven worden gekenmerkt door het handhaven van interne experimenten en selectieprocessen van onderaf, terwijl ze tegelijkertijd de topgedreven strategische intentie behouden.’[i] Dit is nogal een mondvol, maar wat Burgelman bedoelt, is dat je inderdaad een duidelijke strategische richting van bovenaf nodig hebt. Dit is echter alleen effectief als je tegelijkertijd je medewerkers in staat stelt om bottom-up initiatieven te creëren, die binnen de grenzen van die strategische intentie vallen.
High performing professionals kijken naar de doelen en welke kwaliteiten aanwezig zijn en het gedrag dat daarbij hoort
Ook maken de leidinggevenden en medewerkers binnen high performance organisaties na een korte periode een afspraak voor de
terugkoppeling van de experimenten: wat draagt wel bij aan het gemeenschappelijke eindresultaat en wat niet? Voor de realisatie van ambities is het belangrijk om niet alleen te reflecteren op hoe het idealiter zou moeten, maar juist ook op de daadwerkelijk ingezette kwaliteiten en het gedrag – en het effect daarvan. ‘Welke impact heeft ons gedrag? Draagt dit werkelijk bij aan de realisatie van de teamdoelen?’ Op de effectiviteit van de inzet van kwaliteiten en gedrag dient gereflecteerd te worden. Zo weten jullie elkaar steeds beter te vinden en samen te werken aan de doelen.
Wij zien in onze database van de feedforward analyse™, met 1.116 leidinggevenden en medewerkers die hebben deelgenomen, dat veel mensen beschikken over een breed palet aan kwaliteiten, een gedragsrepertoire. De vraag is dus niet in eerste instantie of teamleden in staat zijn het juiste gedrag te vertonen, maar of eenieder zich bewust is vanuit welke rol en gemeenschappelijke doelen het relevant is om bepaalde specifieke kwaliteiten zichtbaar in te zetten. Wanneer iemand merkt dat zijn bijdrage niet optimaal is, dient hij te experimenteren met alternatief gedrag. Er is geen optimale verdeling of eenduidig succesvol profiel van kwaliteiten (zie feedforward analyse™).
Zoals eerder aangegeven: of je je kwaliteiten al optimaal benut, is afhankelijk van hetgeen je ermee wilt bereiken. Wij spreken van een ‘meetlat’. Het is belangrijk dat ieders persoonlijke meetlat (dat wil zeggen: het gedrag en de kwaliteiten die belangrijk zijn voor het optimaal invullen van de functie, rol en taak van de betrokkene) bespreekbaar wordt gemaakt. Op basis van deze besproken meetlat bepalen jullie namelijk met elkaar welke kwaliteiten diegene al goed laat zien en inzet, en welke kwaliteiten nog wat effectiever benut mogen worden. Dit geldt ook op projectniveau: wanneer is dit project geslaagd? En wat moet je daarvoor doen en laten?
Dit is precies wat high performing professionals onderscheidt van middelmatig presterende professionals. Zij maken de gemeenschappelijke doelen en ook hun individuele intenties en doelen bespreekbaar en concreet in een open en continue dialoog. Zij kijken vervolgens ook naar het gedrag dat daadwerkelijk vertoond wordt, om zo samen steeds beter te leren wat wel en wat minder bijdraagt aan het succesvol realiseren van de teamdoelen. Hoe concreter intenties besproken worden en hoe meer ze overeenkomen met specifiek getoonde kwaliteiten en gedrag, hoe effectiever diegene wordt in zijn bijdrage aan de realisatie van de doelen.
REFLECTIE VRAGEN:
Maak kwaliteiten en gedrag bespreekbaar, naast de collectieve positieve ambitie die jullie samen willen realiseren en vanuit welke rollen en projecten jullie dat doen. Kijk vervolgens ook naar het gedrag waarmee geëxperimenteerd is.
- Wanneer je de teamdoelen centraal stelt, welke projecten en/of activiteiten dragen hieraan dan het minst bij? Zou je die minder prioriteit kunnen geven?
- Welke kwaliteiten en gedrag of welke rol dien je in jouw team concreter bespreekbaar te maken, gezien de projecten en activiteiten die worden opgepakt?
- Mogelijk wil je bepaalde kwaliteiten en bepaald gedrag, die je eerder al bespreekbaar hebt gemaakt, op korte termijn weer aankaarten, zodat jullie samen kunnen reflecteren op wat wel bijdraagt en wat minder om de projectdoelen succesvol te realiseren. Als dit het geval is, om welke kwaliteiten en welk gedrag gaat het dan?
Wil je meer weten over de feedforward analyse™ of over het bespreekbaar maken van kwaliteiten en gedrag binnen je team of organisatie? Neem dan contact op met Marco Schreurs (T. 035-6037979).
[i] Freek Vermeulen, Many Strategies Fail Because They’re Not Actually Strategies, Harvard Business Review, 2017.
