Qirion feedforward Case: Optimaal gebruik maken van de diversiteit en krachten in het team

Qirion (voorheen Liandon) is het expertcentrum van Alliander. Met 750 medewerkers ontwerpt, beheert en onderhoudt Qirion complexe energienetten en grote (industriële) installaties. Binnen Qirion is de rol van het snelgroeiende team Strategisch Omgevingsmanagement (SOM) aan het veranderen. Om dit traject goed te doorlopen wilde de resultaatgerichte groep antwoord vinden op de vraag: waar liggen onze krachten? De feedforward workshop hielp ze daarbij. ‘Het is heel prettig om op deze manier naar jezelf en anderen te kijken.’

Het SOM-team van Qirion werkt in opdracht van onder andere netbeheerders, energieleveranciers en aannemers aan energie-infrastructurele projecten en projecten gericht op duurzame gebiedsontwikkeling. Daarbij is de afdeling niet alleen verantwoordelijk voor de technisch juridische afhandeling, maar zorgt ze bijvoorbeeld ook voor het creëren van draagvlak voor het project in een wijk of gebied.
Het team bestond in 2008, toen Alliander zich afsplitste van Nuon, nog uit vijf personen. Inmiddels zijn dat er 25: naast manager Karin van der Ploeg zijn dat consultants, projectleiders en juristen. “Wat er in de afgelopen jaren is veranderd is dat wij nu vanaf het begin van een project al meedenken, terwijl we vroeger pas in een later stadium aansloten om bijvoorbeeld de benodigde vergunningen aan te vragen”, vertelt Karin.
Vanuit netbeheerder TenneT en Liander staan er de komende jaren veel grote projecten op stapel. Karin: “De komende twee jaar krijgen we heel veel werk te verzetten. Daardoor kunnen we niet blijven werken op dezelfde manier, we moeten het slimmer gaan doen.”

WETEN WAAR ONZE KRACHTEN ALS INDIVIDU EN TEAM LIGGEN

Het team staat dus aan het begin van een omslag. “We hebben altijd alles zelf gedaan, maar nu gaan we misschien wat operationele taken uit handen geven en ons meer richten op de regie”, vertelt Karin. “De mate waarin dat gebeurt, zal per project verschillen. En precies hier ligt onze valkuil: we zijn zeer betrokken vakspecialisten en willen projecten tot een goed einde brengen, waardoor we veel werkzaamheden zelf uitvoeren.”
Om de omslag toch goed te kunnen maken, wilde het team in eerste instantie een duidelijk profiel van zichzelf schetsen. Karin: “We moeten straks heel specifiek per opdracht gaan kijken waar we welke mensen gaan inzetten en hoe we gebruik gaan maken van de diversiteit en de krachten in het team. Dan moeten we dus goed weten waar we als team goed in zijn, maar ook waar individuele teamleden goed in zijn.” Mede hierom wilde het team graag verder groeien en verbeteren en aan de slag met het onderwerp feedback geven en ontvangen.
Dat het SOM-team hiervoor terecht kwam bij de feedforward analyse™ van Direction, had vooral te maken met de positieve insteek van deze aanpak. Itske van Lith, senior consultant binnen het SOM-team: “Wij doen wel vaker trainingen in teamverband en daarvoor moet je je best kwetsbaar opstellen. Daarbij past een positieve terugkoppeling beter dan wanneer je focust op negatieve zaken, of dat wat er niet is.”

POSITIEVE DIALOOG OVER DE KWALITEITEN DIE AANWEZIG ZIJN

Muriel Schrikkema van Direction ontwikkelde de feedforward analyse™ omdat hersenonderzoek laat zien dat mensen feedback op hun functioneren vaak maar moeilijk kunnen accepteren. De feedforward analyse™ geeft inzicht in de kwaliteiten van teams en teamleden en helpt om daarop voort te borduren.
Alle SOM-teamleden vulden voorafgaand aan de workshop de online feedforward analyse™ in en lieten deze ook invullen door een selectie van collega’s uit het team, aangevuld met andere collega’s binnen de organisatie en externe relaties en kennissen. Daaruit kwam de volgende top vijf van hoogst scorende kwaliteiten naar voren: Is te vertrouwen en/of eerlijk, doet wat hij of zij zegt en zegt wat hij of zij doet, toont eigenaarschap, is gericht op resultaat en is mensgericht en stelt vragen. Karin kon zich goed vinden in deze eerste analyse. “Onze kracht is inderdaad dat we heel betrouwbaar zijn en ons erg verbonden voelen met de opdrachten en de verschillende projecten.” Itske vult aan “We zijn erg goed in de het kijken naar onze omgeving, wat gebeurt daar en dat vertalen naar hoe gebruik je dat in de projecten en hoe richt je daar je project op in. De verbinding leggen van buiten naar binnen.”

Tijdens de workshop kregen de teamleden eerst een introductie van Muriel over de achtergrond van de feedforward analyse™. Daarna gingen de teamleden in duo’s met elkaars individuele kwaliteiten aan de slag. Elkaar op een Feed-Forward-manier aanspreken en coachen, om nog beter de eigen functie uit te kunnen voeren, vraagt immers oefening. Voelbaar werd dat er echt een andere manier van denken nodig is voor het geven van Feed Forward.
De groep kreeg de slag te pakken en dat bracht de dialoog met elkaar over de verbeterpunten op gang. In de volgende opdracht onderzocht de groep welke kwaliteiten nodig zijn om de drie subteams – consultants, projectleiders en juristen – nog beter te laten presteren. Dat leverde een levendige discussie op. Daarna werd gekeken welke van deze noodzakelijke kwaliteiten al aanwezig zijn binnen het subteam, wat ieders unieke bijdrage binnen het team is en hoe we daarmee de prestaties van het team nog verder kunnen verbeteren. Door op een positieve manier naar verbetering te kijken, zonder in verwijten te vervallen, maar uit te gaan van de aanwezige krachten, ontstonden er prachtige dialogen.

HOE VERDER

Binnen de diverse subteams werden concrete afspraken met elkaar gemaakt om de verbetering ook echt vorm te gaan geven. De projectleiders trokken meteen hun agenda om samen nog verder op zoek te gaan naar elkaars kwaliteiten, waardoor er ook tijdens lastige projecten beter gebruik kan worden gemaakt van ieders toegevoegde waarde.

Als kleinste club binnen het team schudden de juristen de bescheidenheid van zich af en gingen ze actief op zoek naar manieren om zich duidelijker te positioneren en hun kennis meer te delen met collega’s. En de consultants namen de rol op zich om te waken over de op gang gebrachte positieve dialoog en actief te werken aan het verbeteren van de onderlinge samenwerking.
Karin gaat de individuele uitkomsten van de analyse gebruiken in de ontwikkel- en beoordelingsgesprekken met haar teamleden. Ook geeft het handvatten bij het aannemen van nieuwe collega’s. “We hebben dankzij de workshop een betere indruk van onszelf als team gekregen. Het is heel prettig om op deze manier naar jezelf en anderen te kijken. Ik heb nu een betere indruk van het ontwikkelpotentieel van deze groep.”

Wilt u ook het volledig potentieel in uw organisatie benutten? Een positieve open aanspreekcultuur creëren? De onderlinge samenwerking verbeteren? Of meer succesvolle en diverse teams samenstellen?

Neem dan contact op met Marco Schreurs voor meer informatie of de feedforward mogelijkheden voor uzelf, uw team of organisatie!