Leren feedback geven en ontvangen
Afgelopen vrijdag was weer een maatwerk feedforward workshop gepland. Deze keer voor een team van een organisatie, verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van complexe energienetten en grote industriële installaties. Het team bestaat uit zowel adviseurs, projectleiders, juristen en een manager, in totaal 21 personen en wil verder verbeteren door effectief te leren feedback geven en ontvangen.
De vraag: verder verbeteren door effectief feedback geven en ontvangen
Het team is de laatste jaren sterk gegroeid, maar functioneert over het algemeen goed. Het zijn hardwerkende individuele professionals die zeer resultaatgericht te werk gaan. Ze doen wat ze zeggen en zeggen wat ze doen en worden optimaal vertrouwd door klanten en relaties. Dat blijkt ook uit hun top tien aan kwaliteiten. Intensief onderling samenwerken, van elkaar leren door met elkaar de dialoog aan te gaan en elkaar aanspreken om te verbeteren is niet de kracht van dit team. Men realiseert zich echter terdege dat een effectievere samenwerking binnen het team ook de samenwerking naar buiten toe zal versterken en het team op een hoger plan kan brengen.
Het team wil ook verder groeien en verbeteren en aan de slag met het onderwerp positieve feedback geven en ontvangen. Of liever nog met feedforward: op een positieve wijze, uitgaande van krachten, leren feedback geven en ontvangen op de kwaliteiten en gedragingen die er toe doen.
Alle teamleden hebben vooraf de online feedforward analyse™ ingevuld en laten invullen door een selectie van collega’s uit het team, aangevuld met andere collega’s binnen de organisatie en externe relaties en kennissen.
Van feedback geven en ontvangen…naar…echte feedforward
Muriel Schrikkema, feedforward expert binnen Direction, startte de workshop met te vertellen en laten voelen waarom ‘traditionele’ feedback geven en ontvangen een averechts effect op mensen heeft. Dat verklaart ook het succes van de feedforward analyse™. Veel klanten ervaren dat trainingen en programma’s rond het creëren van een open aanspreekcultuur middels feedback geven en ontvangen niet werken. Wat blijkt uit toonaangevend breinonderzoek: onze hersenen kunnen niet of nauwelijks omgaan met feedback geven en ontvangen. En verbeteren op basis van feedback geven en ontvangen is al helemaal moeilijk.
In een levendige workshop gingen de deelnemers in duo’s met elkaars individuele kwaliteiten aan de slag. Elkaar op een feedforward manier coachen, om nog beter de eigen functie uit te kunnen voeren, vraagt oefening. Veel deelnemers trapten in eerste instantie in de valkuil om elkaar toch vooral aan te spreken op wat niet goed gaat en beter moet. Maar al snel lukte het veel deelnemers om te kijken naar de kwaliteiten die de collega bezit en waarmee hij/zij nog beter kan worden in zijn/haar functie. De mindset-shift die daarvoor nodig is werd voelbaar.
De groep werd steeds enthousiaster en positiever en dat bracht de dialoog met elkaar over de verbeterpunten op gang. De volgende opdracht was om te kijken naar de kwaliteiten die nodig zijn om de diverse sub teams (consultants, projectleiders en juristen) nog beter te laten presteren. Eerst samen overeenstemming bereiken over de essentiële kwaliteiten voor het sub team bracht op zichzelf al een levendige discussie met zich mee. Daarna werd gekeken welke van deze noodzakelijke kwaliteiten al aanwezig zijn binnen het sub team, wat ieders unieke bijdrage binnen het team is en hoe we daarmee de prestaties van het team nog verder kunnen verbeteren.
Door de positieve manier van kijken naar verbeteren, zonder in verwijten te vallen maar juist vanuit krachten in te steken, ontstonden prachtige dialogen.
Concrete afspraken op basis van dialoog
Binnen de diverse sub teams werden concrete afspraken met elkaar gemaakt om de verbetering ook echt vorm te gaan geven. Ook bij de terugkoppeling aan het gehele team vanuit de sub teams werden deze harde afspraken bevestigd. Agenda’s werden door de projectleiders getrokken om samen nog verder op zoek te gaan naar elkaars kwaliteiten. Om zo, tijdens lastige projecten, beter gebruik te kunnen maken van ieders toegevoegde waarde. Als kleinste club binnen het team schudden de juristen de bescheidenheid van zich af en gingen actief op zoek naar manieren om zich 
duidelijker te positioneren en hun kennis meer te delen met collega’s. En de consultants namen de rol op zich om te waken over de op gang gebrachte positieve dialoog en actief te werken aan het verbeteren van de onderlinge samenwerking.
Feedback geven en ontvangen en elkaar coachen zijn kwaliteiten die binnen het gehele team pas relatief laat aandacht krijgen. Toch lukt het hen nu hier uitgebreid actief aandacht aan te besteden. En we weten zeker dat ze dit ook vol gaan blijven houden. Waarom?
Dit is de top vijf van hoogst scorende kwaliteiten binnen het gehele team:
- Is te vertrouwen / eerlijk
- Doet wat hij/zij zegt en zegt wat hij/zij doet
- Toont eigenaarschap
- Is gericht op resultaat
- Is mensgericht en stelt vragen
Het team is sterk gericht op het bereiken van resultaat voor klanten en neemt daar de volle verantwoordelijkheid voor. Om dat optimaal te kunnen blijven doen weet zij dat ze moet blijven verbeteren. Nog beter resultaat neerzetten voor klanten vraagt van deze individuele harde werkers dat ze zich verstevigen en effectiever samen gaan werken als team. Alleen dan zal zij in staat zijn ook naar buiten toe nog betere resultaten te bereiken en het vertrouwen te blijven verdienen.
En resultaatgericht is het team en hard werken doet ieder teamlid ook met discipline; dus het gaat hen zeker lukken! Vanuit deze krachten weten we zeker dat ze de 
gemaakte afspraken tijdens de bijeenkomst gaan nakomen en tot een succes gaan maken.
En dat is feedforward: op basis van kwaliteiten die wel aanwezig zijn verder verbeteren!
