Feedforward voorbeelden

Praktische feedforward-gids voor jouw gesprekscyclus

Ontwikkelgesprekken, functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken lopen vaak vast op herkenbare momenten: weerstand, emotie, vage afspraken of een boodschap die toch te zacht blijft. In deze gratis gids lees je de 10 grootste uitdagingen uit 800+ praktijkvragen, met een zelfscan en voorbeeldzinnen die je direct kunt gebruiken. Download hem hier.

De feedforward methode

1. In het kader waarvan geef of vraag je de feedforward? Waar moet die toe leiden? Het doel van feedforward is dat jij of de ander zijn kwaliteiten effectiever gaat inzetten in relatie tot een specifiek doel dat gerealiseerd moet worden. In de feedforward analyse™ is dit ‘de meetlat’ genoemd.
2. Eerst een positieve insteek benoemen is essentieel. Deze insteek kan een inspirerende, gemeenschappelijke ambitie zijn. Dat wil jij toch ook? Het kunnen ook positieve kwaliteiten zijn die iemand al laat zien in zijn bijdrage aan een resultaat dat die persoon wil realiseren: ‘Gezien de deadline van dit project waardeer ik het enorm dat je zoveel snelheid maakt…’ De positieve feedback die je uitspreekt, is alleen effectief wanneer je die ook echt meent. Het brein prikt er feilloos doorheen als je maar wat roept. Wanneer de ander je uitspraak niet vertrouwt, maken zijn hersenen eerder cortisol aan dan oxytocine, met alle gevolgen van dien.
3. Geef een zo concreet mogelijke verbetersuggestie, liefst in vraagvorm. Breng de kritiek niet vanuit de rauwe emotie. In de feedforward methode vertaal je deze naar een verbetersuggestie of liever naar een vraag ter verbetering: ‘… én ik wil je vragen mij vaker een update te geven, zodat ik nog beter met je mee kan werken om die deadline ook echt te halen.’ Of: ‘… én ik wil je vragen welke mogelijkheden jij ziet om me tussentijds beter op de hoogte te houden, zodat ik met jou kan werken naar die deadline?’ Laat dus de collega zelf met een suggestie ter verbetering komen.
4. De positieve insteek (op kwaliteiten) en de verbetersuggestie dienen wel met elkaar samen te hangen. Stel dat iemand zegt: ‘Jij bent vast een vriendelijke vrouw, maar wat een onzin vertel je’, dan begrijpt het brein die feedback niet zo goed. Want wat heeft ‘(on)vriendelijk zijn’ met ‘onzin vertellen’ te maken? Hier onderscheidt feedforward geven of vragen zich van de ‘tips en tops’ die je vaak hoort, of de ‘sandwichmethode’. De gemeenschappelijke ambitie of de persoonlijke meetlat rond de ambitie waartoe je feedforward geeft, verbindt de waarderende insteek met de verbetersuggestie.
5. Plaats het verbindende woordje ‘én’ tussen de positieve insteek en de verbetersuggestie. Op die manier wordt het duidelijk dat iemand ook kwaliteiten heeft, die wel degelijk worden opgemerkt, én er zijn ook verbeterpunten. Door het geven van feedforward zet je dus geen ‘kruis’ door iemands gedrag (‘dat is fout’, ‘dat is slecht’ of ‘niet meer doen’). Je geeft aan wat er al goed gaat én je geeft aan wat iemand nog effectiever kan doen in de realisatie van zijn ambitie en doelen. Het woordje ‘maar’ doet alle opgebouwde oxytocine weer teniet, dus dat mag je schrappen uit je vocabulaire.
6. Hoeveel positieve kwaliteiten moet je benadrukken bij de insteek en hoeveel verbetersuggesties mag je dan vervolgens benoemen? Deze vraag wordt mij vaak gesteld. Hoe ligt die balans? Wanneer het erom gaat de biochemie in het brein positief te laten werken (dus dat de oxytocine haar werk kan doen) krijgt een mens idealiter drie complimenten naast één verbeterpunt. Mensen zijn over het algemeen echter niet geneigd en/of gewend om regelmatig complimenten uit te delen. Daarnaast kunnen of willen ze soms de positieve kant minder goed zien. De minimale verhouding vormt dan ook: één à twee complimenten naast één verbeterpunt. Mocht je na het compliment geneigd zijn een beerput aan verbeterpunten open te trekken, dan vormt ons advies: geef vaker feedforward en houd het klein (één à twee complimenten naast één verbeterpunt).

Voorbeelden feedforward methode

• De marketeer hoort eerst ‘naar buitengerichte blik’ en ‘trends en ontwikkelingen goed herkennen en meenemen de organisatie in’. Hierdoor voelt hij zich enorm gezien (als dit ook echt zo is en je het meent), want hij weet zelf ook dat dit zijn kwaliteiten zijn.
• In zijn brein wordt het hormoon oxytocine aangemaakt; het brein wil meer van dat positieve en blijft ‘openstaan’.
• Vervolgens komt de verbetersuggestie: ‘concreter vertalen naar het aanbod’. ‘Prima’, denkt het brein van de marketeer, ‘als ik mijn gedrag een klein beetje aanpas, zal mijn bijdrage dus van nóg grotere toegevoegde waarde zijn en dat is juist mijn bedoeling vanuit mijn expertise!’

‘Stel dat je een collega hebt die veel te vaak en te veel in details treedt, dan kun je hem vertellen dat je het waardeert dat hij nauwkeurig is en heel analytisch te werk gaat, én dat het je zou helpen als hij wat minder details zou geven, zodat je het geheel beter kunt begrijpen.’ Janneke Hermes – CFO NV Nederlandse Gasunie