Feedforward voorbeelden
Vaak worden ons naar feedforward voorbeelden gevraagd die beschreven wordt in ons boek Feedforward in Leiderschap. Veel organisaties gebruiken feedforward om een cultuur van open communicatie te bevorderen en medewerkers te ondersteunen in hun ontwikkeling. We bieden coaching aan voor individuen en teams, en helpen organisaties bij het implementeren van ontwikkelgesprekken ter vervanging van traditionele functionerings- en beoordelingsgesprekken. Dit resulteert in verbeterde samenwerking, leiderschapsontwikkeling en betrokkenheid van medewerkers, wat bijdraagt aan het succes van zowel individuen als de organisatie als geheel.
Feedforward kan je overal toepassen. In dit artikel geven we enkele voorbeelden van feedforward.
De feedforward methode
Voordat we enkele feedforward voorbeelden beschrijven, is het belangrijk zes punten van de feedforward methode helder te hebben:
- In het kader waarvan geef of vraag je de feedforward?
Waar moet die toe leiden? Het doel van feedforward is dat jij of de ander zijn kwaliteiten effectiever gaat inzetten in relatie tot een specifiek doel dat gerealiseerd moet worden. In de feedforward analyse™ is dit ‘de meetlat’ genoemd. - Eerst een positieve insteek benoemen is essentieel.
Deze insteek kan een inspirerende, gemeenschappelijke ambitie zijn. Dat wil jij toch ook? Het kunnen ook positieve kwaliteiten zijn die iemand al laat zien in zijn bijdrage aan een resultaat dat die persoon wil realiseren: ‘Gezien de deadline van dit project waardeer ik het enorm dat je zoveel snelheid maakt…’ De positieve feedback die je uitspreekt, is alleen effectief wanneer je die ook echt meent. Het brein prikt er feilloos doorheen als je maar wat roept. Wanneer de ander je uitspraak niet vertrouwt, maken zijn hersenen eerder cortisol aan dan oxytocine, met alle gevolgen van dien. - Geef een zo concreet mogelijke verbetersuggestie, liefst in vraagvorm.
Breng de kritiek niet vanuit de rauwe emotie. In de feedforward methode vertaal je deze naar een verbetersuggestie of liever naar een vraag ter verbetering: ‘… én ik wil je vragen mij vaker een update te geven, zodat ik nog beter met je mee kan werken om die deadline ook echt te halen.’ Of: ‘… én ik wil je vragen welke mogelijkheden jij ziet om me tussentijds beter op de hoogte te houden, zodat ik met jou kan werken naar die deadline?’ Laat dus de collega zelf met een suggestie ter verbetering komen. - De positieve insteek (op kwaliteiten) en de verbetersuggestie dienen wel met elkaar samen te hangen.
Stel dat iemand zegt: ‘Jij bent vast een vriendelijke vrouw, maar wat een onzin vertel je’, dan begrijpt het brein die feedback niet zo goed. Want wat heeft ‘(on)vriendelijk zijn’ met ‘onzin vertellen’ te maken? Hier onderscheidt feedforward geven of vragen zich van de ‘tips en tops’ die je vaak hoort, of de ‘sandwichmethode’. De gemeenschappelijke ambitie of de persoonlijke meetlat rond de ambitie waartoe je feedforward geeft, verbindt de waarderende insteek met de verbetersuggestie. - Plaats het verbindende woordje ‘én’ tussen de positieve insteek en de verbetersuggestie.
Op die manier wordt het duidelijk dat iemand ook kwaliteiten heeft, die wel degelijk worden opgemerkt, én er zijn ook verbeterpunten. Door het geven van feedforward zet je dus geen ‘kruis’ door iemands gedrag (‘dat is fout’, ‘dat is slecht’ of ‘niet meer doen’). Je geeft aan wat er al goed gaat én je geeft aan wat iemand nog effectiever kan doen in de realisatie van zijn ambitie en doelen. Het woordje ‘maar’ doet alle opgebouwde oxytocine weer teniet, dus dat mag je schrappen uit je vocabulaire. - Hoeveel positieve kwaliteiten moet je benadrukken bij de insteek en hoeveel verbetersuggesties mag je dan vervolgens benoemen?
Deze vraag wordt mij vaak gesteld. Hoe ligt die balans? Wanneer het erom gaat de biochemie in het brein positief te laten werken (dus dat de oxytocine haar werk kan doen) krijgt een mens idealiter drie complimenten naast één verbeterpunt. Mensen zijn over het algemeen echter niet geneigd en/of gewend om regelmatig complimenten uit te delen. Daarnaast kunnen of willen ze soms de positieve kant minder goed zien. De minimale verhouding vormt dan ook: één à twee complimenten naast één verbeterpunt. Mocht je na het compliment geneigd zijn een beerput aan verbeterpunten open te trekken, dan vormt ons advies: geef vaker feedforward en houd het klein (één à twee complimenten naast één verbeterpunt).
Over de punten die je wilt benoemen in je feedforward, kun je vaak voor aanvang van een overleg of gesprek expliciet en rustig nadenken. Zeker wanneer je niet gewend bent gesprekken feedforward te voeren, is het aan te raden de meer spannende gesprekken (waarvan je van tevoren al weet dat je mogelijk op een bepaald moment in het gesprek in het defensief zult raken) voor te bereiden. Hieronder geven we voorbeelden van de feedforward methode in de praktijk.
Voorbeelden feedforward methode
Stel, het gaat om een interne beleidsadviseur met als meetlat voor ontwikkeling: beleidsplannen (nog) effectiever doorvoeren binnen de organisatie. Essentiële kwaliteiten die daarbij passen zijn bijvoorbeeld: duidelijk communiceren, mensen meekrijgen en visie hebben. (Het is een voorbeeld, de meetlat kan uiteraard ook uit andere belangrijke kwaliteiten bestaan.) Begin het gesprek met het noemen van de kwaliteiten die hierbij aansluiten: ‘Ik zie dat je veel energie brengt, duidelijk communiceert over je focus en efficiënt bent. Dat maakt dat veel van de beleidsplannen waarbij je betrokken bent goed worden opgepakt binnen de organisatie.’ Als je daarna bespreekt welke kwaliteiten de beleidsadviseur nog wat extra in de verf mag zetten, oftewel je kritiek doorvertaalt naar verbetering, staat hij daar veel meer voor open: ‘… ÉN hoe zou je nog wat beter kunnen afstemmen op de wensen van je gesprekspartners en hen meer kunnen betrekken? Want dan zullen je beleidsplannen waarschijnlijk nog sneller door de organisatie worden geaccepteerd en uitgevoerd.’
Een ander feedforward voorbeeld: Een marketeer wil maximaal bijdragen aan de nieuwe marketingcampagne. Feedforward kan dan zijn: ‘Ik waardeer je naar buitengerichte blik, dat je alle trends en ontwikkelingen in de markt herkent en ze meeneemt de organisatie in. ÉN je wordt een nog betere marketeer wanneer je die ontwikkelingen nog net iets concreter weet te vertalen naar dingen die we er hier, met ons aanbod, mee kunnen. Hoe zou je dat kunnen doen?’
- De marketeer hoort eerst ‘naar buitengerichte blik’ en ‘trends en ontwikkelingen goed herkennen en meenemen de organisatie in’. Hierdoor voelt hij zich enorm gezien (als dit ook echt zo is en je het meent), want hij weet zelf ook dat dit zijn kwaliteiten zijn.
- In zijn brein wordt het hormoon oxytocine aangemaakt; het brein wil meer van dat positieve en blijft ‘openstaan’.
- Vervolgens komt de verbetersuggestie: ‘concreter vertalen naar het aanbod’. ‘Prima’, denkt het brein van de marketeer, ‘als ik mijn gedrag een klein beetje aanpas, zal mijn bijdrage dus van nóg grotere toegevoegde waarde zijn en dat is juist mijn bedoeling vanuit mijn expertise!’
Een ander feedforward methode voorbeeld: Je CEO communiceert altijd over prachtige vergezichten op de jaarlijkse strategische meeting, maar lijkt geen idee te hebben hoe dat handen en voeten zou moeten krijgen op de werkvloer. Je wilt deze CEO feedforward geven om zijn taak – draagvlak creëren voor de koers van de organisatie – effectiever te realiseren, aangezien de manier waarop dat nu gebeurt jou last bezorgt. Mogelijke feedforward aan de CEO zou kunnen zijn: ‘Ik waardeer het dat je zo’n duidelijke visie hebt op waar het heen moet en daar zo inspirerend over weet te praten ÉN ik wil je vragen vaker en concreter met ons te bespreken hoe we daar komen. Want dan kunnen we beter met je meelopen naar dat punt op de horizon.’
Met feedforward reflecteren jullie samen op wat al goed gaat, waardoor positief wordt bijgedragen aan de invulling van je meetlat, je teamdoelen of anderszins. Duidelijk wordt wat iemands bijdrage is aan het succes van het team, de samenwerking, het resultaat, de gemeenschappelijke ambitie. Het is een positieve introductie van kwaliteiten die de ander vooral mag blijven tonen. In lijn daarmee wordt vervolgens ook ingebracht wat met het oog op diezelfde meetlat mogelijk nog beter en effectiever kan in de toekomst. Op die manier wordt hij volledig gezien op ál zijn kwaliteiten en komt de kritische feedback, dat wat nog beter kan, beter aan, waarna hij er concreet mee aan de slag kan gaan.
Een feedforward-gesprek is alleen optimaal gevoerd wanneer je naast de waardering én wat er nog beter kan, ook reflecteert op en afspraken maakt over wat er nodig is om de genoemde punten echt op te pakken.
‘Stel dat je een collega hebt die veel te vaak en te veel in details treedt, dan kun je hem vertellen dat je het waardeert dat hij nauwkeurig is en heel analytisch te werk gaat, én dat het je zou helpen als hij wat minder details zou geven, zodat je het geheel beter kunt begrijpen.’
Janneke Hermes – CFO NV Nederlandse Gasunie
We werken voor teams en organisaties die beter willen presteren. Met onder andere de volgende profit, non-profit en overheidsorganisaties werken wij actief aan verbetering persoonlijke-, team– en organisatieontwikkeling op basis van feedforward: ABN Amro Bank, gemeente Maastricht, Qirion B.V., Wageningen Universiteit & Research, N.V. Nederlandse Gasunie, Royal FloraHolland, Staatsbosbeheer, Allerzorg, KLM, Handson Information Management, Merem Medische Revalidatie, De Nederlandsche Bank, Scholengroep Het Plein, Bouter Group, Brandweer Regio Gooi & Vechtstreek, Medisch Spectrum Twente, Palace Casiono’s, UMC Utrecht, Heineken, Universiteit Utrecht, RTL Nederland, RVO, Actor, Sanquin en Wereldhave.
We denken graag met je mee, ontwerpen interventies en helpen je het gewenste resultaat te realiseren. Neem voor meer informatie, meer feedforward voorbeelden of het maken van een afspraak contact op met Marco Schreurs of Muriel Schrikkema (035-6037979).
